Compliance Software

Compliance Software für digitales Management


Compliance bedeutet die Einhaltung von Regeln oder Vorschriften. Hierbei wird zwischen verschiedenen Compliance-Bereichen differenziert. Die Legal Compliance umfasst die Einhaltung von Rechtsvorschriften, die ISO-Compliance die Einhaltung der Vorschriften der jeweiligen Norm, Z.B. der ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 usw..


Die ISO-Normen enthalten jeweils ca. 50 konkrete Forderungen. Diese sind für die Verantwortlichen aller Ebene in Form von umsetzbaren Aufgaben zu konkretisieren. Dabei kommt es bei der Abgrenzung auf die jeweiligen Interessenpartner an, die bei der jeweiligen Norm im Fokus stehen. Ziel der ISO 9001 ist die Kundenzufriedenheit und damit sind der Kunde und der Lieferant die Interessenpartner.



Ziel der ISO 14001 ist der Umweltschutz. Interessenpartner sind somit das Unternehmen und die Gesellschaft, bei der ISO 45001 ist Ziel der Arbeits- und Gesundheitsschutz und somit Arbeitgeber (Unternehmen) und Arbeitnehmer die Interessenpartner. Überschneidungen sind immer möglich.
Der Wortlaut vieler Anforderungen sind im Wortlaut nahezu identisch formuliert. Bei der richtigen Auslegung der Anforderungen ist der jeweilige Normzweck zu betrachten. Bei der Bestimmung und Formulierung der Aufgaben bedarf es einiger Kompetenz. Wichtig ist es, den sogenannten „Normbefehl“ zu erarbeiten, d.h. nicht zu viel und nicht zu wenig in die Forderung hineinzuinterpretieren. Wie der Beitrag zeigen wird, ist die richtige Interpretation der Normen und deren Anforderungen schwierig. Bei der richtigen Interpretation der Normen sind juristische Kenntnisse bei der Auslegung von Normen sehr hilfreich. Die Martin Mantz GmbH hat sich darauf spezialisiert, Vorschriften mit juristischer Kompetenz aufzubereiten und ihren Kunden zur Verfügung zu stellen. Folgende bedeutsame Beispiele sollen die verdeutlichen:

Compliance Beispiele




"Kontext der Organisation"

Der „Kontext der Organisation“ wurde für alle neuen ISO-Normen als strategische Komponente neu aufgenommen. Das Unternehmen muss hierbei seine strategische Ausrichtung (Kontext) bestimmen, die sich auf ihre Leistungsfähigkeit auswirken können. Im selben Zusammenhang steht die Bestimmung der Erwartungen der Interessenpartner. Dieser Prozess richtet sich an die oberste Führungsebene, umfasst innere und externe Faktoren und beinhaltet Faktoren wie Zweck, Ziele und Nachhaltigkeit und, intern z.B. Werte, Kultur, Wissen, und Leistung der Organisation sowie extern z. B. gesetzliche, technologische, wettbewerbsbezogene, marktbezogene, kulturelle, soziale und ökonomische Umfelder (Ziff. 2.2.3 der ISO 9000).
Die Identifikation des Kontextes der Organisation bei der ISO 9001 erfolgt mit Blick auf den Kunden, der Kontext bei der ISO 14001 mit Blick auf die Umwelt (Gesellschaft) und der Kontext bei der ISO 45001 mit Blick auf die Mitarbeiter aus Sicht der Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutzes. Die Aufgabe „Bestimmen Sie die strategischen Aspekte Ihres Unternehmens“ richtet sich an die Geschäftsführung und enthält zusätzlich die Angabe des Zeitpunktes und ggfs. der betei-ligten Personen. Die Aufgabe genügt als „dokumentierte Information“ den Anforderungen der ISO Normen. Ob eine weitere, die Aufgabe ergänzende Prozessbeschreibung erforderlich, ist abhängig von der Kompetenz der Mitarbeiter, hier der Geschäftsführung.


"Führung und Verpflichtung"

Mit dem Abschnitt „Führung & Verpflichtung“ rückt die oberste Leitung in den Mittelpunkt der Managementsysteme. Die oberste Leitung ist die jeweils höchste hierarchische Instanz an einem Standort. Sie ist dadurch gekennzeichnet, dass sie in der Lage ist, Verantwortung zu delegieren und Ressourcen bereitzustellen. Als erste Forderung für die Führung steht die “Rechenschaftspflicht“.



Die Forderung bereitet in der Auslegung der Norm in der Praxis große Schwierigkeiten, zumal nicht definiert ist, wie die „Rechenschaftspflicht“ konkret aussehen soll. Absicht der Normherausgeber war es, die oberste Leitung persönlich einzubinden und stärker am Managementsystem zu beteiligen.



Die Formulierung „Rechenschaftspflicht“ ist sprachlich wenig glücklich. Sie ruft bei den meisten Verantwortlichen Widerspruch hervor.

Man könnte meinen, dass es sich hierbei lediglich um eine reine Feststellung der Zurechnung der Verantwortung für die Ergebnisse des Managementsystems handelt. Dies ist jedoch eine Selbstverständlichkeit und bedarf keiner besonderen Erwähnung. Ziel des Abschnitts Führung & Verpflichtung ist, für das Managementsystem Stellung zu beziehen. Es geht also darum, den zu führenden Mitarbeitern zu demonstrieren, dass die oberste Leitung hinter dem Qualitäts-, Umwelt- oder SGA-Managementsystem steht. Dies kann die oberste Leitung beispielsweise durch Präsentation eines „Fortschrittsbericht“ tun. Hierin kann die oberste Leitung für die Mitarbeiter deutlich machen, dass sie für die Umsetzung des Managementsystems verantwortlich ist und gleichzeitig die Erfolge vermelden. In der Begriffswahl sind die Unternehmen frei, entscheidend ist, dass die Forderungen der Norm erfüllt sind. So ist der Begriff „Fortschrittsbericht“ zulässig und in der Praxis hilfreich.


"Bindende Verpflichtungen"

Zentrale Forderung der Normen ist die Einhaltung aller rechtlichen Vorschriften, zuzüglich derjenigen externen Vorschriften, denen sich das Unternehmen freiwillig unterwirft. Hierzu gehören Konzernrichtlinien, Branchenvereinbarungen etc. Die Normen fordern, die jeweiligen Verpflichtungen für die verantwortlichen Mitarbeiter herauszuarbeiten.



Dies geht über die bloße Zurverfügungstellung der Rechtsvorschriften hinaus. Dies ist konsequent und richtig, da den Mitarbeiter in der Regel die Kompetenz zur richtigen Interpretation der Gesetze, Verordnungen etc. fehlt.

Darüber hinaus reduziert die Interpretation der Rechtsvorschriften für die Führungskräfte das Risiko eines Delegationsverschuldens. Denn diese können sich nur dann exkulpieren, wenn die Mitarbeiter eindeutige und richtige Aufgaben erhalten. Es gibt kaum eine Forderung der Normen, die nicht im Zusammenhang mit der Rechtsvorschrift stehen.



Die Managementsysteme für Qualität enthalten die produktbezogenen Verpflichtungen sowie die durch Rechtsprechung herausgearbeiteten Grundsätze der Produzentenhaftung. Intensiv geregelt sind die Bereiche Umwelt, Energie und Arbeitssicherheit.



"Dokumentierte Information" für die Arbeitsebene

Mit dem Begriff der „dokumentierter Informationen wurden die bisher gewohnten Vorgabedokumente Handbuch, Verfahrens- und Arbeitsanweisungen sowie Aufzeichnungen abgelöst. Ziel der „dokumentierten Information“ ist es, die Unternehmen individueller zu gestalten. Hiermit wurden die Voraussetzungen für mitarbeiterorientierte und digital gesteuertes System von Aufgaben geschaffen.



Moderne, aufgaben und mitarbeiterorientierte Managementsysteme stellen den Mitarbeiter in den Mittelpunkt. Hierbei erfolgt die Zuordnung von Aufgaben direkt und eindeutig an die jeweils verantwortliche Person. Denn es ist lebensnah, dass der Mitarbeiter sich einen Überblick über seine von ihm zu erledigenden Aufgaben verschafft. Der Mitarbeiter will zunächst wissen, welche Aufgaben ihm zugeordnet sind.

So fragt er nach seinen Aufgaben (Wer?), die er zu welchem Zeitpunkt (Wann?) und Wie? usw. zu erledigen hat. Aus Gründen des Datenschutzes oder aufgrund einer Betriebsvereinbarung kann die Zuordnung über eine Kennung erfolgen. Dies ist insbesondere bei großen Unternehmen sinnvoll. Entscheidend für alle Beteiligten ist jedoch, dass jeder Mitarbeiter genau über seinen Aufgabenumfang und -bereich Bescheid weiß. So erhalten die Mitarbeiter einen Überblick über den Umfang ihrer Aufgaben. Eine integrierte E-Mail-Funktion meldet den jeweiligen Erfüllungsstatus jeder anstehenden Aufgabe.



Diesen Weg haben als großer Logistiker die Deutsche Post, DHL, DPD oder RH-Logistik gewählt. So stellen sie die ISO Compliance für die Bereiche Umwelt- und Arbeitsschutz über das GEORG-System sicher.

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GEORG Gerichtsfeste Organisation® zielt auf den Aufbau gerichtsfester Organisationen. Diese bewahren Unternehmen präventiv vor Organisationsverschulden. Denn Schadensfälle – ob aus Unwissenheit oder auf Fahrlässigkeit beruhend – führen schnell zu Imageschäden, dem Verfehlen von Unternehmenszielen oder sogar zu staatsanwaltlichen Ermittlungsverfahren.


GEORG Gerichtsfeste Organisation® entwickelt individuell für das Unternehmen Organisationsmaßnahmen (sog. Compliance Actions), die das rechtmäßige, verantwortungsbewusste und nachhaltige Handeln des Unternehmens sowie deren Organe und Mitarbeiter gewährleisten.


Die Dienstleistung ist mit der des Steuerberaters oder Architekten vergleichbar. Auf die gerichtsfeste Organisation umgesetzt ist das Ziel: eine gerichtsfeste Organisation unter Einhaltung der einschlägigen Rechtsvorschriften. Ergänzend bietet das Martin Mantz Team Schulungen an, führt (Legal) Compliance Audits durch und nimmt bei Bedarf die Funktion des Compliance Beauftragten wahr.
Juristisch geschulte Spezialisten ermitteln individuell für jedes Unternehmen:

   was getan werden muss,
   wann die Maßnahme zu erledigen ist,
   wo im Betrieb die Vorschrift anzuwenden ist,
   wie die Umsetzung zu erfolgen hat,
   und womit.







Die so ermittelten Handlungsplichten stellt der GEORG Compliance Manager® mittels einer Datenbank dem Unternehmen zur Verfügung.
Nach dem Konzept „so wenig wie möglich, so viel wie nötig“ ist der Mitarbeiter in der Lage, seine persönlichen rechtlichen Verplichtungen abzurufen. Der GEORG Compliance Manager® hat die Funktion der Sortierung und Filterung der rechtlichen Verplichtungen, der Maßnahmenverfolgung sowie der Aufbereitung personenbezogener, individueller Checklisten zur innerbetrieblichen Selbstbewertung.

Der Aufbau von GEORG Gerichtsfeste Organisation® vollzieht sich in folgenden Phasen:

1. Analyse-Phase
   Festlegung der Rechtsbereiche
   Bestimmung der betrieblichen Relevanz
   Konkretisierung der daraus folgenden Plichten

2. Implementierungsphase
   Festlegung der individuellen Handlungsplichten
   Delegation der Handlungsplichten
   Integration in Prozessmanagement
   Festlegung im GEORG Compliance Manager®

3. Korrekturphase
   Terminverfolgung
   Maßnahmenverfolgung

Team


Compliance Management und digitale Organisation ist die Kernkompetenz der Martin Mantz GmbH. Als Marktführer und international tätige Unternehmensberatung sind wir auf die Digitalisierung innerbetrieblicher Organisationen durch die hochwertige Aufbereitung juristisch anspruchsvoller Handlungsgrundlagen spezialisiert. Unser Expertenteam, bestehend aus Ingenieuren und Juristen, stellt ihnen das Recht professionell aufbereitet mit unserer eigens entwickelten Software GEORG Compliance Management System® für alle Organisationseinheiten, Führungskräften und Mitarbeitern in Ihrem Unternehmen zur Verfügung.
Damit stellen wir den Grundgedanken der "Einhaltung von Vorschriften“ zum Nutzen unserer Kunden in den Mittelpunkt. Einfach – Transparent – Gerichtsfest. Mit unserem Full-Compliance Service sparen Sie Zeit und Geld, müssen nie mehr Gesetze lesen und werden dabei dennoch gerichtsfest. Wir nehmen Ihnen die Lektüre des Rechts ab und unterstützen Sie zudem bei der Einhaltung Ihrer erforderlichen Normen und Richtlinien. Wir führen Sie mit unserer Software GEORG Compliance Management System® in die digitale und gerichtsfeste Organisation. Eine optimale Basis im Bereich Digital Leadership.


Great Place to Work | Martin Mantz GmbH wurde in zwei Kategorien als Top-Arbeitgeber ausgezeichnet. Das 1991 in den USA gegründete, unabhängige Institut „Great Place to Work“ führt seit 2002 auch in Deutschland Umfragen zur Arbeitsplatzkultur in Unternehmen durch. Die Teilnahme erfolgt hierbei freiwillig. Wir wurden in diesem Jahr gleich zweifach als „Beste Arbeitgeber 2017“ von „Great Place to Work“ ausgezeichnet.
In den Kategorien „Bayerns beste Arbeitgeber 2017“ und „Beste Arbeitgeber in Consulting 2017“ sicherten wir uns einen Platz unter den 18 Besten im Ranking. Insgesamt beteiligten sich über 600 Unternehmen aller Größen, Branchen und Regionen am Wettbewerb. Besonders gut schnitten wir bei Fragen in Bezug auf „Teamgeist“ und „Stolz der Mitarbeiter“ (100%) ab.
„Great Place to Work“ befragte unsere Mitarbeiter zu den Themenbereichen Glaubwürdigkeit, Respekt, Fairness, Stolz und Teamgeist. Unter der Leitung eines „Great Place to Work“- Coaches erarbeitete unser Team aktiv weitere, zukunftsorientierte Entwicklungspotenziale. Ziel ist es, das Team der Martin Mantz GmbH weiter zu stärken und als Top-Arbeitgeber zu positionieren.

Kontakt


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